Ведення зарплатного обліку в компаніях США. Від працевлаштування до податків та звітності

Працевлаштування робітників та ведення зарплатного обліку в американських компаніях

Час читання: 20 хвилин

Якщо бізнес росте і розвивається, то рано чи пізно обов’язково виникає потреба наймати нових робітників. А це означає, що виникає зобов’язання подавати звітність та сплачувати податки. В цьому тексті ми розглянемо основні моменти найму і оподаткування заробітної плати в США.

Працевлаштування робітників в американську компанію

Оформлення нового працівника складається з трьох етапів:

  1. Отримання від майбутнього співробітника всіх необхідних документів, що підтверджують право на роботу.
  2. Заповнення форм відповідно до наданої інформації.
  3. Початок процедури працевлаштування співробітників та повідомлення про її завершення.

Розглянемо, що і як має бути зроблено на цьому шляху.

Збір основних даних та документів та заповнення форм обліку

Оскільки США – найпривабливіша країна в світі для працевлаштування, то там діє доволі жорстка політика щодо підтвердження права на роботу для того, щоб обмежити нелегальну міграцію. Для цього на вимогу федеральної влади і на рівні окремих штатів претендент має надати певний перелік документів, що підтверджують його право працювати в США, а також надають інформацію, необхідну для обліку і страхування.

Основний документ – форма І-9 «Підтвердження права на роботу» (“Employment Eligibility Verification”). Її працівник обов’язково має заповнити в період між отриманням офера на роботу і першим днем працевлаштування. В разі її відсутності можливі великі штрафи.Ця форма заповнюється спільно працівником і роботодавцем, оскільки містить особисті дані працівника на основі наданих ним документів і дані про їх перевірку роботодавцем.  Її електронну версію можна завантажити з сайта US citizenship and immigration services або замовити паперову версію поштою.

Для її заповнення потенційний працівник має підготувати оригінали документів, що підтверджують його право на роботу. Це може бути один з документів, що одночасно підтверджує і особу, і право на роботу (так званий Список А):

  • Паспорт США або паспортна картка США;
  • Форма I-551, Картка постійного жителя або Картка квитанції про реєстрацію іноземця (грін карта);
  • Закордонний паспорт, який містить тимчасовий штамп I-551 (ADIT) або тимчасову друковану помітку I-551 на машинозчитуваній імміграційній візі (MRIV);
  • Форма I-766, дозвіл на працевлаштування (EAD), який містить фотографію;
  • Закордонний паспорт із формою I-94, яка містить таке ж ім’я, що й у паспорті, та підтвердження їх неімміграційного статусу, якщо період підтвердження ще не минув і запропоноване працевлаштування не суперечить будь-яким обмеженням, зазначеним у формі;
  • Паспорт Федеративних Штатів Мікронезії (FSM) або Республіки Маршаллові Острови (RMI) із формою I-94 із зазначенням неімміграційного допуску згідно з Договором про вільну асоціацію між Сполученими Штатами та FSM або RMI.

Форму І-94 для підтвердження права на працевлаштування можна отримати на веб-сайті I-94 або за допомогою мобільного додатку CBP One. Або ж, якщо потенційний працівник в’їжджав на територію США літаком або через морський порт, то ця форма видається автоматично CBP Officer.

Або ж це може бути один документ, що підтверджує особу (Список В):

  • Посвідчення водія або посвідчення особи, видане штатом або віддаленою територією Сполучених Штатів, за умови, що воно містить фотографію, ім’я, дату народження, стать, зріст, колір очей та адресу;
  • Посвідчення особи, видане федеральними або місцевими державними установами чи організаціями, за умови, що воно містить фотографію або інформацію, таку як ім’я, дата народження, стать, зріст, колір очей і адреса;
  • Шкільний квиток з фотографією;
  • Облікова картка виборця;
  • Військовий квиток або призовний квиток США;
  • Посвідчення військового утриманця;
  • Картка торгового моряка берегової охорони США;
  • Племінний документ корінних американців;
  • Посвідчення водія, видане державним органом Канади.

І на додачу до нього також один документ, що підтверджує право на роботу в США (Список С):

  • Картка з номером рахунку соціального страхування, якщо картка не містить обмежень на працевлаштування;
  • Свідоцтво про народження, видане Державним департаментом США (форми DS-1350, FS-545, FS-240);
  • Оригінал або завірена копія свідоцтва про народження, виданого органом влади штату, округу, муніципалітету або віддаленої території Сполучених Штатів, з офіційною печаткою;
  • Племінний документ корінних американців;
  • Форма I-197, посвідчення особи громадянина США;
  • Форма I-179, ідентифікаційна картка для використання громадянина-резидента Сполучених Штатів;
  • Документ про дозвіл на роботу, виданий Департаментом внутрішньої безпеки. 

Якщо ви як роботодавець зареєстровані в E-Verify, веб-системі, якою керують Адміністрація соціального забезпечення (SSA) і USCIS, ви можете підтвердити особу свого нового працівника та дозвіл на працевлаштування через систему E-Verify. Хоча система є добровільною, ви повинні перевірити у своєму штаті, чи дозволено використання системи.

Другий обов’язковий документ – Форма W-4 – це стандартна податкова форма, що називається «Свідоцтво про утримання із працівника» (“Employee’s Withholding Certificate”). Її має заповнити і надати роботодавцю сам працівник, оскільки дані з цієї форми використовуються для обчислення суми податків, яка буде утримана з заробітної плати. Вона надається при працевлаштуванні  (або ж можна додатково надати копію W-4 з попереднього місця роботи) і також працівник має право оновлювати її щороку, додаючи інформацію про одруження, розлучення, появу дітей і т. п. Ця інформація може суттєво вплинути на суму нарахованих податків і можливість отримати податкові пільги, якщо працівник має утриманців (dependants).Актуальну форму можна знайти на сайті Податкового Управління США. Ці форми оновлюються щороку, тому треба уважно перевіряти, чи правильну форму надав працівник.

Важливо! Найрозповсюдженіша помилка при заповненні форми W-4 – це вказання утриманців подружжя. У випадку, якщо працевлаштовується робітник, який заповнює декларацію married filling jointly (одружений/заміжня і заповнює декларацію спільно з дружиною/чоловіком), то тільки один із партнерів у формі W-4 вказує утриманців. Як правило, це той, в кого заробітна плата більша.

Також деякі штати вимагають заповнення не лише державної форми W-4, але і окремої її версії для штату. Посилання на вимоги кожного штату наведені в таблиці нижче.

Alabama
Arizona
Arkansas
California
Connecticut
District of ColumbiaGeorgia
HawaiiIllinois
Indiana
Iowa
Kansas
Kentucky
Louisiana
Maine
Maryland
Massachusetts
Michigan
Mississippi
Missouri
New Jersey
New York
North Carolina
Ohio
Oklahoma
Oregon
Pennsylvania
Rhode IslandVermont
Virginia
West Virginia
Wisconsin

Повідомлення про працевлаштування

Після завершення процесу оформлення роботодавець зобов’язаний повідомити про факт найму в Агенцію з найму того штату, де зареєстрований робітник. Федеральне законодавство вимагає передати ці дані не пізніше 20 днів з моменту найму, але окремі штати можуть встановлювати як коротші, так і довші терміни.

Ці дані використовуються для:

  • відслідковування сплати аліментів;
  • призначення або скасування соціальних пільг;
  • виявлення шахраїв, що отримують пільги безпідставно і т. п. 

Інструменти і форми для подання відповідного повідомлення відрізняються від штату до штату. А також відрізняється обсяг інформації, яку треба передати у відповідну агенцію. Мінімальний перелік включає:

  1. Федеральний ідентифікаційний номер роботодавця (FEIN);
  2. Назва фірми;
  3. Адреса підприємства (якщо адрес кілька, то треба вказати і юридичну адресу компанії, і адресу фактичного місця роботи працівника);
  4. Прізвище, ім’я, по батькові працівника;
  5. Адреса працівника;
  6. Номер соціального страхування (SSN);
  7. Дата прийому на роботу.

Розглянемо як це зробити на прикладі Штату Делавер. Для цього достатньо зареєструвати акаунт на сайті.

Після створення акаунта ви зможете заповнити форму UC-1 «Звіт про визначення відповідальності», щоб визначити відповідальність згідно із законом про компенсацію по безробіттю,  зареєструватися у Відділі компенсацій працівникам штату Делавер та зареєструвати податковий рахунок у відділі доходів. Таким чином ви набуваєте обов’язку регулярно подавати звітність і сплачувати страхові внески за своїх працівників, зареєстрованих в Делавері.

Нарахування та виплати заробітної плати разом з усіма податками

Нарахування податків на заробітну плату – доволі клопітка справа, оскільки треба врахувати різні рівні оподаткування (загальнодержавні і місцеві), різні види податків, організаційну форму компанії, особливості оподаткування кожного працівника (про що ми згадували в розділі про форму W-4). В цьому розділі ми розглянемо основні момент, які необхідно знати для обліку.

Особливості оподаткування компаній з різними формами власності

Оскільки найбільш популярна форма компанії в США – це Limited Liability Company (LLC), що є аналогом ТОВ, то важливо розглянути деякі особливості оподаткування цих компаній залежно від того, якою є структура управління та тип оподаткування конкретного бізнесу. Бо кількість власників впливає на те, як податкова розглядає компанію для нарахування федеральних податків.

Так, вона може оподатковуватись як:

  • Одноосібний підприємець (Single Member LLC (скорочено SMLLC)) – за замовчуванням для компаній з одним власником;
  • Партнерство (partnership) – за замовчуванням для компаній з двома і більше власниками;
  • Корпорація C (C-corp) або Корпорація S (S-corp) за умови подання відповідних заяв в податкову.

При наявності працівників деякі податки діляться між працівником і роботодавцем на стандартних умовах оподаткування зарплат.

LLC з двома і більше власниками здебільшого розглядається для цілей оподаткування як партнерство. І в такій структурі доходи оподатковуються по-різному для партнерів та працівників: партнери сплачують податки на прибуток за себе самостійно зі своїх часток (так само як в партнерстві), а податки на заробітну плату працівників розподіляються між ними та компанією порівну відповідно до стандартного оподаткування зарплат.

Проте LLC незалежно від кількості власників може оподатковуватись як корпорація, подавши форму 8832 «Вибір класифікації юридичної особи» до IRS. Більше того, після того, як буде прийнято рішення про оподаткування як корпорацію, LLC може зробити вибір Корпорації S, заповнивши форму 2553 «Вибори корпорації малого бізнесу».

Цей варіант  може бути корисним якщо ви хочете включити себе в платіжну відомість свого LLC як працівника, оскільки S-corp має таке право. Але не всім LLC треба переходити на S-corp щоб власник міг платити собі зарплату. Це можливо і при структурі SMLLC (Disregarded entity). Але необхідно бути уважним, оскільки не всі компанії мають право на таку організацію виплат і ці вимоги можуть частково відрізнятись в різних штатах.

Види податків: федеральні і податки штату

Кожен бізнес в США має сплачувати як мінімум дві категорії податків: федеральні, що йдуть в бюджет США, і податки штату, що йдуть в бюджет конкретного штату (здебільшого того, де зареєстровано бізнес).

До федеральних податків належать:

  • Social Security Tax – це податок на соціальне страхування, з нього виплачують пенсії, виплати по інвалідності, виплати у зв’язку з втратою годувальника і т. п. Нараховується на всі виплати (зарплати, доплати, премії тощо) до певної суми, дохід вище якої уже цим податком не обкладається (ліміт на 2024 рік  168 600 доларів). Його ставка складає 12,4% і порівну розподіляється між роботодавцем і працівником. Наприклад, якщо заробітна плата 10 000 доларів, то 620 доларів сплатить працівник і 620 доларів сплатить роботодавець.
  • Medicare Tax – податок, що сплачує особа зі своєї заробітної плати як внесок в систему державного медичного страхування Medicare. Ставка складає 2,9%, що так само порівну розподіляється між працівником і роботодавцем. 
  • Additional Medicare Tax – якщо сукупна заробітна плата перевищує 200 000 доларів на рік, то необхідно сплатити додатковий податок на медичне страхування 0,9%. Цей податок утримує роботодавець повністю з заробітної плати працівника.
  • Unemployment Tax – податок у фонд допомоги по безробіттю. Його сплачує лише роботодавець (окрім Аляски, Нью-Джерсі та Пенсільванії, де частина суми утримується з працівника) за ставкою  6,0% від перших 7000 доларів, що були сплачені найманому працівнику в році.

Також кожен бізнес сплачує податки штату, що доволі сильно варіюються у зв’язку з різноманітністю податкових систем в кожному штаті. Тому в цьому питанні бажано проконсультуватись з досвідченими юристами і бухгалтерами щодо правильного обліку.

Так, наприклад, 41 штат має податок на заробітну плату, але лише в 11 з них діє фіксована ставка. В 30 інших – диференційована, що залежить від суми доходу. А Нью-Гемпшир оподатковує лише доходи від дивідендів і відсотків. Тоді як у 8 штатах в принципі відсутній податок на доходи фізичних осіб: Аляска, Флорида, Невада, Південна Дакота, Теннессі, Техас, Вашингтон і Вайомінг.

Також кожен штат окремо виставляє розмір та кваліфікаційні умови для визначення ставки податку на безробіття, яке роботодавець має сплатити в бюджет штату. Причому сплачуються ці податки саме в за місцем реєстрації працівника і ці ставки можуть бути як стандартними для всіх виробничих галузей штату, так і відрізнятись залежно від галузі і коливатись в діапазоні від 0,1 до 14%. Точну ставку цього податку можна дізнатись на офіційних сайтах певного штату.

Процедура сплати федеральних та штатних податків

Збір та адміністрування усіх податків, що розглянуті в рамках цієї статті, повністю покладається на роботодавця. Саме він сплачує повну суму до податково, попри те, що формально сума податку розподіляється навпіл. Як це відбувається? Роботодавець лише адмініструє і передає податки в податкову США та податкову відповідного штату. Працівник отримує зарплату з вирахуваними податками, а в кінці року, коли буде подавати свою особисту податкову декларацію – вкаже, які податки він сплатив.

Податки сплачуються через програмний продукт  EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System). Там можна планувати платежі на рік вперед, здійснювати їх 24/7, відміняти раніше заплановані платежі і т. д. Реєстрація в цій системі може зайняти певний час, оскільки після внесення даних необхідно буде дочекатись паролю для входу на пошту.

Терміни сплати податків

Перш за все зазначимо, що терміни і умови сплати податків в кожному окремому штаті можуть відрізнятись і, відповідно, для різних юрисдикцій терміни визначаються окремо.

А от термін сплати федеральних податків залежить від двох речей: від виду податку і від того, який режим сплати визначила податкова для конкретного бізнесу (що в свою чергу залежить від графіка подання декларацій і сплачених сум). Зазвичай ці терміни НЕ збігаються із датою подання податкових декларацій.

Податки на соціальне страхування (Social Security Tax) та на медичне страхування (Medicare Tax) можуть сплачуватись за двома графіками: раз на місяць або раз на півтижня. Компанія має визначити цей графік щоразу перед початком нового календарного року на основі даних за попередній період і тих форматів звітності, які зобов’язана подавати. Як визначити конкретну дату сплати?

  • Для щомісячного графіку сплатити податки необхідно до 15-го числа наступного місяця (наприклад, до 15 червня за заробітні плати, виплачені в травні).
  • Для виплат щопівтижня:
    • до середи наступного тижня для виплат, що були здійснені в середу, четвер або п’ятницю;
    • до п’ятниці для виплат, що були здійснені в суботу, неділю, понеділок або вівторок.

Податок на безробіття (Unemployment Tax, FUTA) сплачується за ті квартал, коли сума податку перевищила 500 доларів. Кошти треба внести до останнього числа місяця, що наступає після звітного періода. Якщо сума за квартал менша (що доволі поширена практика, оскільки цей податок нараховується тільки на перші 7,000 доларів США, що сплачені робітнику), то сплатити зобов’язання треба буде в наступному кварталі.

Кошти для сплати федеральних податків вносяться через Електронну федеральну систему сплати податків (EFTPS). Якщо кінцевий термін для внесення депозиту припадає на суботу, неділю або вихідний день, то останнім днем внесення вважається наступний робочий день.

Важливо! Сам факт своєчасного внесення коштів на рахунок не відміняє необхідності своєчасної подачі відповідної податкової звітності!

Також існує можливість подати звернення онлайн та за дотримання певних умов отримати розстрочку або відтермінування сплати, якщо ви не можете заплатити повну суму вчасно. Але на практиці, за невчасну сплату податку передбачені штрафні санкції, тож краще на цей варіант не розраховувати і робити все вчасно.

Звітність по зарплатному обліку

Оскільки податкове законодавство різних штатів доволі помітно відрізняється, то і звіти будуть відрізнятися. Тому оптимальний варіант зробити все правильно і уникнути штрафів – це отримати індивідуальну консультацію щодо зарплатного обліку в США у юристів компанії 4В.

На щастя, федеральні звіти – стандартизовані, незалежно від штату, де працює підприємство. Основні звіти ми розглянемо в цьому розділі.

Податкова радить подавати їх в електронному вигляді, що можна зробити на сайті Федеральної податкової інспекції одним з двох способів: самостійно або за допомогою податкового агента.Один з обов’язкових звітів – Form 941 (Employer’s Quarterly Federal Tax Return). Саме в ньому роботодавець повідомляє федеральну податкову про податок на прибуток, соціальне та медичне страхування, що утримані із заробітної плати робітника, а також сплачує свою частину зобов’язань за цими податками. Вона подається щоквартально, тобто навіть якщо ваша діяльність не передбачає нарахування і сплати відповідних податків, то ви маєте подати нульовий звіт.

Які категорії мають бути висвітлені у Form 941? Це такі доходи і податкові зобов’язання як:

  • Заробітна плата, яку ви заплатили;
  • Чайові, про які вам повідомляли ваші співробітники;
  • Федеральний податок на прибуток, який ви утримали;
  • І роботодавець, і працівник звітують про податки на соціальне забезпечення та Medicare;
  • Додатковий податок Medicare, що утримується з працівників;
  • Коригування податків на соціальне страхування та Medicare на лікарняні, чайові та групове страхування життяв поточному кварталі;
  • Кваліфікований податковий кредит із заробітної плати для малого бізнесу для збільшення дослідницької діяльності;
  • Нарахування заробітної плати за кваліфіковану лікарняну та сімейну відпустку, виплачену в цьому кварталі 2023 року за відпустку, взяту після 31 березня 2020 року та до 1 жовтня 2021 року.

Для мікро-роботодавців, чиї федеральні податкові зобов’язання, пов’язані із заробітними платами, становлять менше 1000 доларів на рік, існує можливість спрощеної звітності – Форма 944, яку треба подавати не щоквартально, а один раз на рік.

Друга обов’язкова форма – Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) – це звітування про сплату податку на безробіття. Його сплачує лише роботодавець, який за один квартал попереднього року сплатив як мінімум 1500 доларів заробітної плати або ж якщо один або кілька працівників працювали сукупно більше, ніж 20 тижнів (не обов’язково підряд). Достатньо виконання однієї з цих умов, щоб Форма 940 була обов’язковою.

Важливо! Ці умови відрізняються для бізнесу в аграрній сфері, для тих, хто наймає працівників серед корінного індіанського населення і т. п. В такому випадку бажано проконсультуватись із податковим консультантом.

Третій звіт – це Form W-2, яку роботодавець зобов’язаний заповнити для кожного робітника якщо дотримана одна з умов:

  • Роботодавець утримував будь-який податок на дохід, соціальне страхування або Medicare із заробітної плати незалежно від суми заробітної плати;
  • Якби роботодавцю довелося б утримувати прибутковий податок, якби працівник вимагав не більше однієї надбавки на утримання (для 2019 року або попередніх форм W-4) або не вимагав звільнення від утримання у формі W-4;
  • Роботодавець заплатив 600 доларів або більше заробітної плати, навіть якщо ви не утримували податок на дохід, соціальне страхування чи Medicare.

Власне, більшість бізнесів мають подавати цю форму щодо більшості своїх робітників, винятків доволі мало, бо в ній відображається інформація про дохід працівника, який він отримав від свого роботодавця, суму податків, утриманих із зарплати. Робити це необхідно раз на рік, до 31 січня наступного року.

Важливо! Оскільки копія форми W-2 надсилається і в податкову, і співробітникам, то для компаній, що мають більш ніж одного співробітника, вона нероздільна з формою W-3, яка необхідна для подання узагальненої інформації з форми W-2.

Терміни подачі звітності суворо визначені і за їх порушення бізнес отримує штрафи, тому до цього треба ставитись вкрай уважно. Для зручності ми навели ці дати в таблиці нижче. 

ФормаКінцевий термін подачіПримітки
Form 941Останній день наступного місяця, що йде за кварталом: 30 квітня, 31 липня, 31 жовтня, 31 січня. Якщо ви вчасно сплатили всі податки в установлений термін, у вас є 10 додаткових календарних днів, щоб подати декларацію.
Form 94031 січня наступного року за звітнимЯкщо ви внесли весь податок FUTA у встановлений термін, у вас є 10 додаткових календарних днів, щоб подати форму 940
Form W-231 січня наступного року за звітним.Роботодавець також зобов’язаний до 31 січня. надати копію працівникам. щоб вони могли належним чином подати декларацію про доходи.
Зараз роботодавці, які подають 250 або більше форм W-2, зобов’язані подавати їх в електронному вигляді.

Якщо кінцевий термін подання декларації припадає на суботу, неділю або вихідний день, ви можете подати декларацію наступного робочого дня.

Як бачимо, без відповідної підготовки і досвіду доволі складно правильно організувати найм робітників, нарахування і сплату податків і своєчасне подання звітності. А кожна помилка в цій сфері може призвести до великих штрафів і непростого виправлення ситуації в податковій інспекції. Тож на початку нового бізнесу, при розширенні, при початку роботи в кожному новому штаті бажано отримати якісну індивідуальну консультацію з юристами компанії 4В.

корисні матеріали в нашому блозі
Стратегії управління правами Інтелектуальної власності

Для багатьох бізнесів інтелектуальна власність (ІВ) – важлива частина їхніх бізнес-процесів та репутації, а в деяких компаній її вартість може навіть перевищувати вартість виробничих потужностей або бути основним джерелом доходу. У цій статті ми розглянемо як захистити такий цінний актив та отримати з нього максимальний прибуток. Що таке інтелектуальна власність компанії? WIPO – Всесвітня організація […]

читати далі
Як зареєструвати патент на винахід у Китаї

У Китайській Народній Республіці (КНР) підбили «патентні» підсумки 2023 року, згідно з якими кількіст2ь виданих охоронних документів на винаходи в країні збільшилася на 15,4%. Таким чином, під кінець 2023-го в Китаї налічувалося 4991 млн чинних охоронних документів. Інтерес до отримання патенту на винахід у КНР зберігається як у жителів країни, так і серед іноземних громадян. […]

читати далі
Related на Amazon. Розблокування пов’язаних Seller Account

На Amazon налічується понад 310 мільйонів активних облікових записів. Це не дивно з огляду на те, які широкі можливості платформа надає для ритейлерів по всьому світу. Крім того, безліч продавців об’єднують свої зусилля для спільного просування товарів на платформі, і при цій кооперації створюють усередині даних тригери для зв’язування своїх акаунтів. Хоча самі собою тригери […]

читати далі