Ведение зарплатного учета в компаниях США - трудоустройство, налоги, отчетность

Трудоустройство рабочих и ведение зарплатного учета в американских компаниях

Время чтения: 20 минут

Если бизнес растет и развивается, то рано или поздно обязательно возникает потребность нанимать новых рабочих. А это означает, что возникает обязательство представлять отчетность и уплачивать налоги. В этом тексте мы рассмотрим основные моменты найма и налогообложения в США.

Трудоустройство сотрудников в американскую компанию

Оформление нового работника состоит из трех этапов:

  1. Получение от будущего сотрудника всех необходимых документов, подтверждающих право на работу.
  2. Заполнение форм согласно предоставленной информации.
  3. Начало процедуры трудоустройства сотрудников и сообщение о ее завершении.

Рассмотрим, что и как должно быть сделано на этом пути.

Сбор основных данных и документов и заполнение форм учета

Поскольку США – самая привлекательная страна в мире для трудоустройства, там действует довольно жесткая политика относительно подтверждения права на работу для того, чтобы ограничить нелегальную миграцию. Для этого по требованию федеральных властей и на уровне отдельных штатов претендент должен предоставить определенный перечень документов, подтверждающих его право работать в США, а также предоставляют информацию, необходимую для учета и страхования.

Основной документ – форма I-9 «Подтверждение права на работу» (“Employment Eligibility Verification”). Ее работник обязательно должен заполнить в период между получением офера на работу и первым днем трудоустройства. В случае его отсутствия возможны большие штрафы.

Эта форма заполняется совместно работником и работодателем, поскольку содержит личные данные работника на основе предоставленных им документов и данные об их проверке работодателем. Ее электронную версию можно скачать с сайта US citizenship and immigration services или заказать бумажную версию по почте.

Для ее заполнения потенциальный работник должен подготовить подлинники документов, подтверждающих его право на работу. Это может быть один из документов, одновременно подтверждающий и личность, и право на работу (так называемый Список А):

  • Паспорт США или паспортная карта США;
  • Форма I-551, карта постоянного жителя или карта квитанции о регистрации иностранца (грин карта);
  • Загранпаспорт, содержащий временный штамп I-551 (ADIT) или временную печатную пометку I-551 на машиносчитываемой иммиграционной визе (MRIV);
  • Форма I-766, разрешение на трудоустройство (EAD), содержащее фотографию;
  • Загранпаспорт с формой I-94, содержащей такое же имя, что и в паспорте, и подтверждение их неиммиграционного статуса, если период подтверждения еще не истек и предложенное трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме;
  • Паспорт Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 с указанием неиммиграционного допуска согласно Договору о свободной ассоциации между Соединенными Штатами и FSM или RMI.

Форму I-94 для подтверждения права на трудоустройство можно получить на веб-сайте I-94 или с помощью мобильного приложения CBP One. Или если потенциальный работник въезжал на территорию США самолетом или через морской порт, то эта форма выдается автоматически CBP Officer.

Или это может быть один документ, подтверждающий личность (Список В):

  • Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией Соединенных Штатов, при условии, что оно содержит фотографию, имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес;
  • Удостоверение личности, выданное федеральными или местными государственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес;
  • Школьный билет с фотографией;
  • Учетная карточка избирателя;
  • Военный билет или призывной билет США;
  • Удостоверение военного иждивенца;
  • Карта торгового моряка береговой охраны США;
  • Племенный документ коренных американцев;
  • Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады.

И вдобавок к нему также один документ, подтверждающий право на работу в США (Список С):

  • Карта с номером счета социального страхования, если карта не содержит ограничений на трудоустройство;
  • Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240);
  • Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного органом власти штата, округа, муниципалитета или отдаленной территории Соединенных Штатов, с официальной печатью;
  • Племенный документ коренных американцев;
  • Форма I-197, удостоверение личности гражданина США;
  • Форма I-179, идентификационная карточка для использования гражданина-резидента США;
  • Документ о разрешении на работу, выданный Департаментом внутренней безопасности.

Если вы как работодатель зарегистрированы в E-Verify, веб-системе, которой управляют Администрация социального обеспечения (SSA) и USCIS, вы можете подтвердить личность своего нового работника и разрешение на трудоустройство через систему E-Verify. Хотя система является добровольной, вы должны проверить в своем штате, разрешено ли использование системы.

Второй обязательный документ – Форма W-4 – это стандартная налоговая форма, которая называется «Свидетельство об удержании с работника» («Employee’s Withholding Certificate»). Ее должен заполнить и предоставить работодателю сам работник, поскольку данные по этой форме используются для исчисления суммы налогов, удержанной из заработной платы. Она предоставляется при трудоустройстве (или можно дополнительно предоставить копию W-4 с предыдущего места работы) и также работник имеет право обновлять ее ежегодно, добавляя информацию о браке, разводе, появлении детей и т. п. Эта информация может существенно повлиять на сумму начисленных налогов и получить налоговые льготы, если работник имеет иждивенцев (dependants).

Актуальную форму можно найти на сайте Налогового управления США. Эти формы обновляются каждый год, поэтому нужно внимательно проверять, правильную ли форму предоставил сотрудник.

Важно! Самая распространенная ошибка при заполнении формы W-4 – указание иждивенцев. В случае, если трудоустраивается сотрудник, который заполняет декларацию married filling jointly (женат/замужем и заполняет декларацию совместно с женой/супругом), то только один из партнеров в форме W-4 указывает иждивенцев. Как правило, это тот, у кого заработная плата больше.

Также некоторые штаты требуют заполнения не только государственной формы W-4, но и ее отдельной версии для штата. Ссылки на требования каждого штата приведены в таблице ниже.

Alabama
Arizona
Arkansas
California
Connecticut
District of ColumbiaGeorgia
HawaiiIllinois
Indiana
Iowa
Kansas
Kentucky
Louisiana
Maine
Maryland
Massachusetts
Michigan
Mississippi
Missouri
New Jersey
New York
North Carolina
Ohio
Oklahoma
Oregon
Pennsylvania
Rhode IslandVermont
Virginia
West Virginia
Wisconsin

Уведомление о трудоустройстве

После завершения процесса оформления работодатель обязан сообщить о факте найма в Агентство по найму того штата, где зарегистрирован рабочий. Федеральное законодательство требует передать эти данные не позднее 20 дней с момента найма, но отдельные штаты могут устанавливать как более короткие, так и более длительные сроки.

Эти данные используются для:

  • отслеживание уплаты алиментов;
  • назначение или отмена социальных льгот;
  • обнаружение мошенников, получающих льготы безосновательно и т. п.

Инструменты и формы для соответствующего сообщения отличаются от штата к штату. А также отличается объем информации, которую нужно передать в соответствующее агентство. Минимальный перечень включает:

  • Федеральный идентификационный номер работодателя (FEIN);
  • Название фирмы;
  • Адрес предприятия (если адресов несколько, то следует указать и юридический адрес компании, и адрес фактического места работы работника);
  • Фамилия, имя, отчество работника;
  • Адрес работника;
  • Номер социального страхования (SSN);
  • Дата приема на работу.

Рассмотрим, как это сделать на примере Штата Делавэр. Для этого достаточно зарегистрировать аккаунт на сайте.

После создания аккаунта вы сможете заполнить форму UC-1 «Отчет об определении ответственности», чтобы определить ответственность по закону о компенсации по безработице, зарегистрироваться в Отделе компенсаций работникам штата Делавер и зарегистрировать налоговый счет в отделе доходов. Таким образом вы приобретаете обязанность регулярно представлять отчетность и уплачивать страховые взносы за своих работников, зарегистрированных в Делавере.

Начисление и выплаты заработной платы вместе со всеми налогами

Начисление налогов на заработную плату – достаточно хлопотное дело, поскольку нужно учесть разные уровни налогообложения (общегосударственные и местные), разные виды налогов, организационную форму компании, особенности налогообложения каждого работника (о чем мы упоминали в разделе о форме W-4). В этой главе мы рассмотрим основные моменты, которые необходимо знать для учета.

Особенности налогообложения компаний с разными формами собственности

Поскольку наиболее популярная форма компании в США – это Limited Liability Company (LLC), являющаяся аналогом ООО, то важно рассмотреть некоторые особенности налогообложения этих компаний в зависимости от того, какова структура управления и тип налогообложения конкретного бизнеса. Ибо количество владельцев влияет на то, как налоговая рассматривает компанию для начисления федеральных налогов.

Так, она может облагаться налогом как:

  • Индивидуальный предприниматель (Single Member LLC (сокращенно SMLLC)) – по умолчанию для компаний с одним владельцем;
  • Партнерство (partnership) – по умолчанию для компаний с двумя и более владельцами;
  • Корпорация C (C-corp) или Корпорация S (S-corp) при условии подачи соответствующих заявлений в налоговую.

При наличии работников, некоторые налоги делятся между работником и работодателем на стандартных условиях налогообложения зарплат.

LLC с двумя и более владельцами в большинстве своем рассматривается для целей налогообложения как партнерство. И в такой структуре доходы облагаются по-разному для партнеров и работников: партнеры платят налоги на прибыль за себя самостоятельно со своих долей (равно как в партнерстве), а налоги на заработную плату работников распределяются между ними и компанией поровну в соответствии со стандартным налогообложением зарплат .

Однако LLC независимо от количества владельцев может облагаться налогом как корпорация, подав форму 8832 «Выбор классификации юридического лица» в IRS. Более того, после того, как будет принято решение о налогообложении как корпорации, LLC может сделать выбор корпорации S, заполнив форму 2553 «Выборы корпорации малого бизнеса».

Этот вариант может быть полезен, если вы хотите включить себя в платежную ведомость своего LLC как работника, поскольку S-corp имеет такое право. Но не всем LLC нужно переходить на S-corp, чтобы владелец мог платить себе зарплату. Это может быть и при структуре SMLLC (Disregarded entity). Но необходимо быть внимательным, поскольку не все компании имеют право на такую организацию выплат, и эти требования могут частично отличаться в разных штатах.

Виды налогов: федеральные и налоги штата

Каждый бизнес в США должен платить как минимум две категории налогов: федеральные, уходящие в бюджет США, и налоги штата, уходящие в бюджет конкретного штата (в основном того, где зарегистрирован бизнес).

К федеральным налогам относятся:

  • Social Security Tax – это налог на социальное страхование, с него выплачивают пенсии, выплаты по инвалидности, выплаты в связи с потерей кормильца и т. п. Начисляется на все выплаты (зарплаты, доплаты, премии и т.п.) до определенной суммы, доход выше которой уже этим налогом не облагается (предел на 2024 год 168 600 долларов). Его ставка составляет 12,4% и поровну распределяется между работодателем и работником. К примеру, если заработная плата 10 000 долларов, то 620 долларов оплатит работник и 620 долларов оплатит работодатель.
  • Medicare Tax – налог, уплачиваемый лицом со своей заработной платы как взнос в систему государственного медицинского страхования Medicare. Ставка составляет 2,9%, и так же поровну распределяется между работником и работодателем.
  • Additional Medicare Tax – если совокупная заработная плата превышает 200 000 долларов в год, необходимо уплатить дополнительный налог на медицинское страхование 0,9%. Этот налог удерживает работодатель полностью по заработной плате работника.
  • Unemployment Tax – налог в фонд пособия по безработице. Его платит только работодатель (кроме Аляски, Нью-Джерси и Пенсильвании, где часть суммы удерживается с работника) по ставке 6,0% от первых 7000 долларов, уплаченных наемному работнику в году.

Также каждый бизнес платит достаточно сильно варьируемые налоги штата в связи с разнообразием налоговых систем в каждом штате. Поэтому в этом вопросе желательно проконсультироваться с опытными юристами и бухгалтерами по поводу правильного учета.

Так, например, 41 штат имеет налог на заработную плату, но только у 11 из них действует фиксированная ставка. В 30 других – дифференцированная, зависит от суммы дохода. А Нью-Гэмпшир облагает налогом только доходы от дивидендов и процентов. В то время как в 8 штатах в принципе отсутствует налог на доходы физических лиц: Аляска, Флорида, Невада, Южная Дакота, Теннесси, Техас, Вашингтон и Вайоминг.

Также каждый штат отдельно выставляет размер и квалификационные условия для определения ставки налога на безработицу, которую работодатель должен уплатить в бюджет штата. Причем уплачиваются эти налоги именно по месту регистрации работника и эти ставки могут быть как стандартными для всех производственных отраслей штата, так и отличаться в зависимости от отрасли и колебаться в диапазоне от 0,1 до 14%. Точную ставку этого налога можно узнать на официальных сайтах штата.

Процедура уплаты федеральных и штатных налогов

Сбор и администрирование всех налогов, рассмотренных в рамках настоящей статьи, полностью возлагается на работодателя. Именно он платит полную сумму в налогово, несмотря на то, что формально сумма налога распределяется пополам. Как это происходит? Работодатель только администрирует и передает налоги в налоговую и налоговую соответствующего штата. Работник получает зарплату за вычетом налогов, а в конце года, когда будет подавать свою личную налоговую декларацию – укажет, какие налоги он уплатил.

Налоги платятся через программный продукт EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System). Там можно планировать платежи на год вперед, производить их 24/7, отменять ранее запланированные платежи и т. д. Регистрация в этой системе может занять определенное время, поскольку после внесения данных необходимо будет дождаться пароля для входа на почту.

Сроки уплаты налогов

Прежде всего, отметим, что сроки и условия уплаты налогов в каждом отдельном штате могут отличаться и, соответственно, для разных юрисдикций сроки определяются отдельно.

А вот срок уплаты федеральных налогов зависит от двух вещей: от вида налога и от того, какой режим уплаты определила налоговая для конкретного бизнеса (что в свою очередь зависит от графика представления деклараций и уплаченных сумм). Обычно эти термины НЕ совпадают с датой подачи налоговых деклараций.

Налоги на социальное страхование (Social Security Tax) и медицинское страхование (Medicare Tax) могут уплачиваться по двум графикам: раз в месяц или раз в полнедели. Компания должна определить этот график каждый раз перед началом нового календарного года на основе данных за предыдущий период и форматов отчетности, которые обязана представлять. Как определить конкретную дату оплаты?

  • Для ежемесячного графика уплатить налоги необходимо до 15 числа следующего месяца (например, до 15 июня за заработные платы, выплаченные в мае).
  • Для выплат раз в полнедели:
    • к среде следующей недели для выплат, произведенных в среду, четверг или пятницу;
    • до пятницы для выплат, совершенных в субботу, воскресенье, понедельник или вторник.

Налог на безработицу (Unemployment Tax, FUTA) уплачивается за квартал, когда сумма налога превысила 500 долларов. Средства следует внести в последнее число месяца, наступающего после отчетного периода. Если сумма за квартал меньше (что достаточно распространена практика, поскольку этот налог начисляется только на первые 7,000 долларов США, уплаченные рабочему), то уплатить обязательство нужно будет в следующем квартале.

Средства по уплате федеральных налогов вносятся через Электронную федеральную систему уплаты налогов (EFTPS). Если конечный срок внесения депозита приходится на субботу, воскресенье или выходной день, то последним днем внесения считается следующий рабочий день.

Важно! Сам факт своевременного внесения средств на счет не отменяет необходимости своевременной подачи соответствующей налоговой отчетности!

Также существует возможность подать обращение онлайн и при соблюдении определенных условий получить рассрочку или отсрочку уплаты, если вы не можете заплатить полную сумму вовремя. Но на практике за несвоевременную уплату налога предусмотрены штрафные санкции, поэтому лучше на этот вариант не рассчитывать и делать все вовремя.

Отчетность по зарплатному учету

Поскольку налоговое законодательство разных штатов довольно заметно отличается, то и отчеты будут отличаться. Поэтому оптимальный вариант сделать все правильно и избежать штрафов – получить индивидуальную консультацию по зарплатному учету в США у юристов компании 4В.

К счастью, федеральные отчеты – стандартизированы, независимо от штата, где работает предприятие. Основные отчеты мы рассмотрим в этой главе.

Налоговая советует представлять их в электронном виде, что можно сделать на сайте Федеральной налоговой инспекции одним из двух способов: самостоятельно или с помощью налогового агента.

Один из обязательных отчетов – Form 941 (Employer’s Quarterly Federal Tax Return). Именно в нем работодатель уведомляет федеральную налоговую о налоге на прибыль, социальное и медицинское страхование, удержанные из заработной платы рабочего, а также уплачивает свою часть обязательств по этим налогам. Она подается ежеквартально, то есть даже если ваша деятельность не предусматривает начисления и уплаты соответствующих налогов, вы должны подать нулевой отчет.

Какие категории должны быть отражены в Form 941? Это такие доходы и налоговые обязательства как:

  • Заработная плата, которую вы заплатили;
  • Чаевые, о которых вам сообщали ваши сотрудники;
  • Федеральный налог на прибыль, которую вы удержали;
  • И работодатель, и работник отчитываются о налогах на социальное обеспечение и Medicare;
  • Дополнительный налог Medicare, удерживаемый с работников;
  • Корректировка налогов на социальное страхование и Medicare на больничные, чаевые и групповое страхование жизни в текущем квартале;
  • Квалифицированный налоговый кредит по заработной плате для малого бизнеса для увеличения исследовательской деятельности;
  • Начисление заработной платы за квалифицированный больничный и семейный отпуск, выплаченную в этом квартале 2023 года за отпуск, взятый после 31 марта 2020 года и до 1 октября 2021 года.

Для микро работодателей, чьи федеральные налоговые обязательства, связанные с заработными платами, составляют менее 1000 долларов в год, существует возможность упрощенной отчетности – Форма 944, которую следует подавать не ежеквартально, а один раз в год.

Вторая обязательная форма – Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) – это отчет об уплате налога на безработицу. Его платит только работодатель, который за один квартал предыдущего года оплатил как минимум 1500 долларов заработной платы или же если один или несколько работников работали совокупно более 20 недель (не обязательно подряд). Достаточно выполнения одного из этих условий, чтобы Форма 940 была обязательной.

Важно! Эти условия отличаются для бизнеса в аграрной сфере, для найма работников среди коренного индейского населения и т. п. В таком случае желательно проконсультироваться с налоговым консультантом.

Третий отчет – это Form W-2, которую работодатель обязан заполнить для каждого рабочего, если соблюдено одно из условий:

  • Работодатель удерживал любой налог на доход, социальное страхование или Medicare по заработной плате вне зависимости от суммы заработной платы;
  • Если бы работодателю пришлось удерживать подоходный налог, если бы работник требовал не более одной надбавки на содержание (для 2019 года или предыдущих форм W-4) или не требовал освобождения от удержания в форме W-4;
  • Работодатель заплатил 600 долларов или больше заработной платы, даже если вы не удерживали налог на доход, социальное страхование или Medicare.

Собственно, большинство бизнесов должны подавать эту форму по отношению к большинству своих рабочих, исключений достаточно мало, потому что в ней отражается информация о доходе работника, который он получил от своего работодателя, сумму налогов, удержанных из зарплаты. Делать это нужно раз в год, до 31 января следующего года.

Важно! Поскольку копия формы W-2 направляется и в налоговую, и сотрудникам, то для компаний, имеющих более одного сотрудника, она нераздельна с формой W-3, которая необходима для представления обобщенной информации из формы W-2.

Сроки подачи отчетности строго определены и за их нарушение бизнес получает штрафы, поэтому к этому следует относиться крайне внимательно. Для удобства мы привели эти даты в таблице ниже.

ФормаКонечный срок подачиПримечания
Form 941Последний день следующего месяца, который следует за отчетным кварталом: 30 апреля, 31 июля, 31 октября, 31 января. Если вы своевременно уплатили все налоги в установленный срок, у вас есть 10 дополнительных календарных дней, чтобы подать декларацию.
Form 94031 января в следующем году за отчетнымЕсли вы внесли весь налог FUTA в установленный срок, у вас есть 10 дополнительных календарных дней, чтобы подать форму 940
Form W-231 января в следующем году за отчетнымРаботодатель также обязан до 31 января. предоставить копию работникам. чтобы они могли должным образом подать декларацию о доходах.
Сейчас работодатели, подающие 250 или более форм W-2, обязаны представлять их в электронном виде.

Если конечный срок подачи декларации приходится на субботу, воскресенье или выходной день, вы можете подать декларацию на следующий рабочий день.

Как видим, без соответствующей подготовки и опыта достаточно сложно правильно организовать найм сотрудников, начисление и уплату налогов и своевременное представление отчетности. А любая ошибка в этой сфере может привести к большим штрафам и непростому исправлению ситуации в налоговой инспекции. Так что в начале нового бизнеса, при расширении, при начале работы в каждом новом штате желательно получить качественную индивидуальную консультацию с юристами компании 4В.

полезные материалы в нашем блоге
Стратегии управления правами интеллектуальной собственности

Для многих бизнесов интеллектуальная собственность (ИС) – важная часть их бизнес-процессов и репутации, а у некоторых компаний ее стоимость может даже превышать стоимость производственных мощностей или быть основным источником дохода. В этой статье мы рассмотрим как защитить столь ценный актив и извлечь из него максимальную прибыль. Что такое интеллектуальная собственность компании? WIPO – Всемирная организация […]

читать далее
Как зарегистрировать патент на изобретение в Китае

В Китайской Народной Республике (КНР) подвели «патентные» итоги 2023 года, согласно которым количество выданных охранных документов на изобретения в стране увеличилось на 15,4%. Таким образом, под конец 2023-го в Китае насчитывалось 4991 млн действующих охранных документов. Интерес к получению патента на изобретение в КНР сохраняется как у жителей страны, так и среди иностранных граждан. Одна […]

читать далее
Related на Amazon. Разблокировка связанных Seller Account

На Amazon насчитывается более 310 миллионов активных учетных записей. Это неудивительно, учитывая, какие широкие возможности платформа предоставляет для ритейлеров по всему миру. Кроме того, множество продавцов объединяют свои усилия для совместного продвижения товаров на платформе, и при этой кооперации создают внутри данных триггеры для связывания своих аккаунтов. Хоть сами по себе триггеры не несут опасности, […]

читать далее