Форми 1099 та форма W-2: ключові відмінності, переваги і недоліки для працівника та роботодавця

Завершення року для американської компанії означає активний процес збору інформації, з метою подачі низки важливих звітів, зокрема форм 1099 та W-2. У цій статті буде розглянуто та здійснено порівняння ключових особливостей кожної форми, а також проведено паралелі.

Форми 1099 та форма W-2 є основними звітами, що відображають інформацію про отримані доходи. Незважаючи на єдиність їх принципової сутності, ці форми мають різне значення в контексті трудових відносин. Розглянемо основні характеристики кожної форми.

Форми 1099: Види. Значення

Форми 1099 відправляються до фізичних або юридичних осіб, які отримали дохід та виконали встановлені вимоги. Податкова служба Сполучених Штатів налічує 21 різновид форм 1099. Кожна форма призначена, щоб відзвітувати про конкретний вид відправленого доходу. Дедлайн для подачі більшості форм є 31 січня наступного року, що йде за звітним. Найтиповішими та найбільш використовуваними формами є:

Форма 1099-K. Цю найпопулярнішу форму випускають онлайн маркетплейси, платіжні процесори та інші сторонні розрахункові організації, якщо американська компанія виконала наступні вимоги: 

• Сума отриманих платежів перевищила 5,000 доларів США.
• Проведена одна або більше транзакцій.

Вищезазначені вимоги актуальні для 2024 року та будуть змінюватися в найближчі роки. 

Форма 1099-DIV. Дана форма необхідна під час звітування по виплаті дивідендів (включаючи дивіденди на приріст капіталу та дивіденди, звільнені від оподаткування відсотків) на суму 10 доларів США або більше грошима чи іншим майном. Також цю форму подають у випадку, коли утримано іноземний податок або були виплати у розмірі 600 доларів США і більше, пов’язані з ліквідацією компанії.

Форма 1099-INT. Форма подається, якщо протягом року виплачено доходу від відсотків на суму від 10 доларів США або було утримано та сплачено будь-який іноземний податок на проценти. 

Форма 1099-MISC. Ця форма потрібна для звітування інших різних доходів (miscellaneous income), зокрема:

• Понад 10 доларів США у вигляді роялті або брокерських платежів.
• Понад 600 доларів США за доходи від орендної плати, призів та нагород, оплати медичних послуг, адвокатських послуг та інших виплат.

Форма 1099-NEC. Цю форму використовують американські компанії, щоб відзвітувати про виплачений дохід певним категоріям резидентів Сполучених Штатів. 1099-NEC подають по так званим “не-працівникам” (“non-employees”), якщо був перевищений ліміт по виплаті за рік – 600 доларів США. Найчастіше це фізичні особи – незалежні контрактери та підрядники. Однак вимоги для звітування можуть стосуватися і юридичних осіб в окремих випадках, а саме:

• LLC – Limited Liability Company, яка оподатковується невід’ємно від свого власника (disregarded entity).
• Partnership.
• Юридична особа будь-якого організаційного типу у випадку, якщо був перерахований дохід від медичних послуг або послуг адвоката. 

Саме форму 1099-NEC помилково вважають ідентичною до форми W-2 та часто вживають її в контексті офіційно працевлаштованих осіб і навпаки. Роботодавцям важливо розуміти різницю та подавати відповідні до статусу їх працівників форми.

Для чіткого розуміння щодо обов’язковості заповнення та подачі форми 1099-NEC необхідно завчасно збирати форму W-9, яка містить основні відомості про особу. Форма W-9 дозволяє визначити податковий статус отримувача доходу та прийняти рішення щодо подачі звіту 1099-NEC. Відсутність форми W-9 спричиняє неможливість коректного заповнення форми 1099-NEC та може призвести до штрафних санкцій з боку податкової Сполучених Штатів.

Отже, форма 1099-NEC дозволяє американській компанії відзвітувати по доходам, сплаченим особам, що не є офіційно працевлаштованими та не перебувають у трудових відносинах з останньою.

Замовте КОНСУЛЬТАЦІЮ зараз

Гарантовано надамо цінну інформацію безпосередньо для вашого бізнесу

Ім’я введене некоректно Email введено некоректно Телефон введено некоректно безкоштовна консультація

Форма W-2: Особливості 

Форма W-2 потрібна роботодавцям, з метою відзвітувати в податкову про доходи найманих працівників. Форма відправляється також працівникам, як отримувачам доходу, і має бути надана роботодавцями до 31 січня наступного року за звітним.

Інформація, яка вказується у формі також включає утримані та перераховані податки роботодавцем, а саме: податок на соціальне та медичне страхування (Social Security Tax and Medicare Tax) та федеральний податок на дохід (Federal Income Tax). Якщо в штаті реєстрації працівника є штатний податок на дохід, то ця інформація також буде вказана у формі W-2. 

На основі форми W-2 працівники готують та подають особисту індивідуальну податкову декларацію, тому роботодавцям важливо вчасно відправити форму.

Таким чином, форма 1099-NEC та форма W-2 мають спільні та відмінні характеристики, які ми зібрали в таблиці нижче:

Критерій	Форма W-2	1099-NEC
Статус працівника	Найманий працівник	Незалежний підрядник
Мета форми	Звітування доходів найманих працівників	Інформування Податкової Сполучених Штатів про виплати, які були здійснені незалежним контрактерам та підрядникам
Дедлайн подачі	До 31 січня наступного року за звітним
Сплата податків	Утримуються роботодавцем	Самостійна сплата
Штрафи за несвоєчасну подачу	Після 31 січня наступного року за звітним, протягом 30 днів – 60 доларів США за форму;Подача через 30 днів, але до 1 серпня – 120 доларів США за форму;Подача після 1 серпня або не подача – 310 доларів США за форму;Умисне невиконання обов’язків – 630  доларів США, ліміт штрафу відсутній.

Що обрати: W-2 чи 1099?

Працівники W-2 та 1099 мають свої очевидні переваги, однак також присутні й недоліки. З огляду на це роботодавець повинен чітко визначити, який тип відносин є більш вигідним для функціонування бізнесу і при цьому прийняти до уваги можливі ризики. Ключовий недолік при співпраці з 1099-employees включає неможливість співпраці на постійній основі без уваги від податкової служби. Податкова Сполучених Штатів може кваліфікувати таких працівників на довготривалій основі як працівників W-2 та ініціювати сплату зарплатних податків з раніше перерахованих доходів. Це може негативно вплинути на функціональність в роботі компанії та призвести до зміни стратегії щодо співпраці з незалежними контрактерами. 

Трудові відносини з працівниками W-2, у свою чергу, потребують значно більше уваги та залучення ресурсів. Сюди також можна віднести обов’язкові в деяких штатах процедури страхування та виплати бенефітів в разі звільнення. Крім того, роботодавець має відслідковувати дедлайни в подачах звітів та вчасно утримувати й перераховувати податки. 

Таким чином, роботодавець повинен прийняти для себе остаточне рішення, оскільки трудовий ресурс є найціннішим інструментом при побудові надійного бізнесу. Офіційне працевлаштування завжди є та буде надійним способом залучити до себе найкращих професіоналів. 

Ми з радістю допоможемо з офіційним працевлаштуванням до Вашої американської компанії та супроводом по зарплатному обліку. Залишайте заявку і ми проконсультуємо вас з усіх наявних питань.