Форми W-8 та W-9: все, що потрібно знати про податкові зобов’язання резидентів США та іноземців

В контексті оподаткування доходів резидентів та іноземців-нерезидентів США – форми W-9 та W-8 мають важливе значення. У цій статті ми розглянемо основні аспекти, які стосуються даних форм, а також їх роль у забезпеченні відповідності податкових нормативів.

А також звертаємо увагу, що 10 жовтня 2024 року у нас пройде вебінар:

Форма W-9: Основні Моменти

Форма W-9 застосовується для збору інформації від резидентів США, зокрема фрілансерів та незалежних контрактерів. W-9 підтверджує, що резидент – фізична чи юридична особа, виконує власні податкові зобов’язання самостійно і американська компанія не несе за це відповідальності. Заповнена форма має відображати такі дані, як: ім’я (назва), адреса, податкова класифікація і податковий номер (TIN). W-9 повинна бути датованою та підписаною і є дійсною до того моменту, поки зазначена інформація залишається актуальною. Американські компанії, що співпрацюють з резидентами США, повинні запитувати W-9 до моменту першої оплати. Важливо зазначити, що саму форму W-9 не подають до податкової США – Internal Revenue Service (далі – IRS). W-9 також використовується для заповнення форми 1099-NEC, у випадку, коли було перевищено поріг по оплаті послуг. Станом на 2024 рік – даний поріг становить 600 доларів США. 

Приклад.

Американська C-Корпорація протягом року проводила оплати за отримані послуги на фізичну особу. Фізична особа заповнила форму W-9 і вказала свою податкову класифікацію як “individual”. Загальна сума оплат, які надсилала C-Корпорація даній фіз. особі протягом звітного року становила 650 доларів.

Висновок – було перевищено поріг по оплаті послуг на резидента США, отже необхідно відзвітувати за формою 1099-NEC. Остання заповнюється на основі форми W-9.

Оскільки компанія не у всіх випадках може прогнозувати оплати на резидентів США – заповнена та підписана форма W-9 гарантує впевненість, що у компанії не буде проблем зі звітністю. 

Форми W-8: Особливості та підвиди

Форми W-8 поділяються на кілька підвидів і використовуються іноземцями, щоб підтвердити свій статус нерезидента США та заявити про право на податкові пільги, якщо вони передбачені угодами між США та іншими країнами. 

У формах W-8 вказується наступна інформація: ім’я (назва), адреса, країна проживання (реєстрації), тип доходу, податкові пільги за міжнародними угодами, податковий номер (TIN), ставка податкового утримання.

Існує п’ять різновидів форми W-8, кожен з яких відповідає різним податковим сценаріям:

• W-8BEN – використовується фізичними особами нерезидентами з метою заявити про зниження або звільнення від податкових утримань на доходи з джерел у США.
• W-8BEN-E – аналогічна попередній формі, але використовується юридичними особами.
• W-8ECI – призначена для іноземців, які ведуть бізнес у США та отримують ефективно пов’язаний дохід із джерел США, який підлягає оподаткуванню.
• W-8EXP – застосовується іноземними урядами та іншими організаціями для звільнення від податкових утримань.
• W-8IMY – використовується посередниками, які отримують дохід на користь іноземних осіб або організацій.

Найчастіше серед представлених форм, при співпраці з нерезидентами, американська компанія буде зустрічатися з W-8BEN та W-8BEN-E. 

Обидві форми потрібно запитувати в нерезидентів до початку співпраці або перед першою оплатою. Причина таких дій полягає в тому, щоб визначити характер податкових відносин між Сполученими Штатами і країною, де сплачує податки нерезидент. Якщо між державами підписана угода про уникнення подвійного оподаткування, є можливість зниження податку до нижчої ставки або навіть не сплачувати зовсім. З іншого боку, якщо даної угоди між країнами не підписано, виникає зобов’язання утримувати податок з перерахованого доходу – а саме – 30%. У випадку утримання податків, американська компанія, що надсилає дохід автоматично стає посередником – так званим “податковим агентом”. Це накладає відповідальність утримати податок за відповідною ставкою та перерахувати в IRS. 

Між Україною та США є угода про уникнення подвійного оподаткування. Що це означає для американської компанії, яка співпрацює з фіз. особами резидентами України та ФОПами? Якщо Ви перераховуєте дохід за надані послуги і при цьому маєте правильно заповнену та підписану форму W-8BEN – ставка податку знижується з 30% до 0%. У випадку, коли американська компанія співпрацює з резидентами інших держав, наявність угоди про уникнення подвійного оподаткування завжди можна перевірити на сайті IRS, посилання: https://www.irs.gov/businesses/international-businesses/united-states-income-tax-treaties-a-to-z 

Повертаючись до особливостей співпраці з українськими податковими резидентами, варто пам’ятати про особливості заповнення форм W-8 при виплаті пасивних доходів (дивідендів, відсотків, роялті тощо). Щоб коректно використати угоду про уникнення подвійного оподаткування і знизити ставку податку – необхідно у другій частині форми W-8BEN (третя частина у формі W-8BEN-E) специфікувати статтю та абзац із угоди, а також вказати відповідну ставку. 

Відмінності між W-9 та W-8

Основна різниця між цими формами полягає в тому, що W-9 використовується резидентами США, тоді як форми W-8 – іноземцями. Форма W-9 допомагає IRS відстежувати доходи американських громадян, тоді як форми W-8 дозволяють визначити правильну ставку податкових утримань для іноземців.

Коли і як збирати ці форми

Для забезпечення податкової відповідності форми W-9 та W-8 мають бути зібрані до першого платежу. Важливо, щоб іноземні контрактери надавали правильно заповнену форму W-8, інакше отримані доходи з джерел США можуть бути обкладені ставкою податку в розмірі 30%. Форма W-9 повинна подаватися всіма новими контрактерами під час оформлення, особливо якщо є зміни в їхній інформації.

Термін дії форм

Форма W-9 не має терміну дії, за умови, що вказана інформація не змінюється. У випадку зміни імені (назви), адреси та інших даних – форма заповнюється та надається повторно. 

Форма W-8BEN дійсна 3 роки з моменту підписання або до зміни вказаній у ній інформації – залежно від того, що настає швидше. При закінченні терміну дії форми або зміні інформації, W-8BEN повторно заповнюють та відправляють.

Наслідки неправильного заповнення

Неправильне заповнення або несвоєчасне подання форми W-8 може мати серйозні податкові наслідки. Якщо інформація у формі некоректна або відсутня, американська компанія, як податковий агент, має утримати податок за ставкою 30% замість знижених ставок, передбачених податковою угодою між країнами. Крім того, податкові органи США можуть накласти штрафи на платників податків або податкових агентів за порушення вимог щодо подання форми.

Неправильне заповнення або ненадання форми W-9 може призвести до утримання податків за ставкою 24% з усіх виплат (backup withholding). Крім того, податкові агенти можуть бути оштрафовані за подання недостовірної інформації, тому важливо надавати актуальні дані.

Роль податкового агента

Податкові агенти (зазвичай це американські компанії або фінансові установи) несуть відповідальність за збір та обробку форм W-8 та W-9. Вони повинні переконатися, що форми заповнені правильно та повністю. Якщо агент не виконує ці обов’язки, він може бути зобов’язаний сплатити не утримані податки, а також можливі штрафи.

Приклади заповнення форм 

Як уже було підсумовано, правильне заповнення форм W-9 та W-8 відіграє неабияку роль в оподаткуванні та звітуванні в США. Нижче буде розглянуто 2 типові та найбільш поширені ситуації у заповненні цих форм.

Ситуація 1.

Американська компанія починає співпрацю з резидентом США (надання послуг), фізичною особою та надіслала запит на надання форми W-9.

Вхідні дані:

Ім’я – Donald Donson

Адреса – 101 De Soto Way, San Bruno, CA 94066, USA

Social Security Number (SSN) – 123-45-6789

Ситуація 2.

Американська компанія починає співпрацю з нерезидентом США (надання послуг), фізичною особою, що має податкове резидентство України та надіслала запит щодо надання форми W-8BEN.

Вхідні дані:

Ім’я – Anna Petrenko

Адреса – st. Heroiv, 63, Lviv, Ukraine

Foreign Tax Identification Number (FTIN) – 0123456789

Дата народження – 01/05/1970

Ситуація 1.

Ситуація 2.

Підсумки

Критерій	Форма W-8	Форма W-9
Хто повинен використовувати	– Іноземні фізичні особи та нерезиденти США- Іноземні юридичні особи- Самозайняті особи за межами США	– Резиденти США (громадяни, Green Card holders)
Мета форми	– Визначення статусу іноземного платника податків- Забезпечення правильного утримання податків	– Надання податкового ідентифікаційного номера (TIN) та іншої інформації- Запобігання утриманню податку з виплат (backup withholding)
Термін дії	– Діє до змін в інформації або до 3 років	– Діє до змін в інформації про платника податків
Наслідки неправильного заповнення	– Утримання податків за ставкою 30%	– Утримання податків за ставкою 24% (backup withholding)

Таким чином, розуміння та правильне застосування форм W-9 та W-8 є критично важливими для дотримання податкового законодавства та уникнення небажаних санкцій.  

Ми з радістю заберемо на себе всі зобов’язання по веденню вашої американської компанії, залишайте заявку і ми проконсультуємо вас з усіх наявних питань.